Секретарь-референт: Курсы

Введение.

1. Делопроизводство.

1.1. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Секретарь в структуре управления.

1.2. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.

2. Документ.

2.1. Значение документов в управлении.

2.2. Понятие документа. Функции документа.

2.3. Классификация документов. Виды.

2.4. Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.

3. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

3.1. Необходимость единых правил оформления документов.

3.2. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов.

3.3. Юридическое значение документа.

3.4. Особенности языка служебных документов.

3.5. Бланки документов.

4. Организационно-распорядительные документы.

4.1. Организационные документы (уставы, положения, инструкции).

4.2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).

4.3. Информационно-справочные (акты, письма, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.).

4.4. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.).

4.5. Коммерческие документы (контракты и т.д.).

4.6. Формуляр-образец.

5. Документооборот.

5.1. Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).

5.2. Работа с входящими документами. Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.

5.3. Работа с исходящими документами. Этапы обработки. Порядок работы.

5.4. Работа с внутренними документами. Этапы и порядок работы с внутренними документами.

5.5. Регистрация документов. Виды регистрации документов.

5.6. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.).

5.7. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.

5.8. Формирование и оформление дел. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.

5.9. Экспертиза ценности документов. Понятие.

5.10. Определение сроков хранения. Порядок выдачи дел.

6. Подготовка дел и передача в архив.

6.1. Формы описи и акты.

6.2. Передача дел в архив.

6.3. Работa с конфиденциальными документами.

7.Оформление документации.

7.1. Форматирование страниц, абзаца, шрифта. Оформление текста.

7.2. Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте.

7.3. Форматирование служебного письма.

7.4. Правила оформления основных реквизитов, их расположение.

в документе. Требования к оформлению бланков.

7.5. Оформление реквизитов, придающих документу юридическую силу.

7.6. Оформление приказа по общей деятельности. Внутреннее согласование документа.

7.7. Оформление распоряжения. Оформление решения.

8.Оформление номенклатуры дел с использованием таблицы в программе Word. Оформления акта уничтожения документов, срок хранения которых истек.

9. Оформление информационно-справочной документации.

9.1. Справочно-информационная документация.

9.2. Разновидности служебных писем. Общие правила оформления.

9.3. Оформление различных деловых писем: письмо-предложение, письмо-приглашение, сопроводительное письмо. 9.4. Служебные записки. Акты. Гарантийные письма.

9.5. Реквизит "резолюция". Реквизит "отметка о заверении копий". Оформление выписки из документа.

10. Оформление документов с помощью табулятора.

10.1. Создание списков. Табуляция в тексте.

10.2. Оформление документов с помощью табуляции.

10.3. Печать конверта с адресами отправителя и получателя.

11. Работа в системе Word и Excel.

11.1. Оформление титульного листа доклада. Шапка документа.

11.2. Построение таблиц в программе Word.

11.3. Построение таблиц в программе Excel.

11.4. Построение диаграмм.

11.5. Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

12.Машинопись.

12.1. Конструктивные особенности клавиатуры. Основные правила и приемы "слепого" 10-ти пальцевого метода.

12.2. Опорная позиция "ФЫВА ОЛДЖ". Изучение клавиш опорного ряда, использование пробела.

12.3. Печать буквосочетаний, гаммы.

12.4. Верхний буквенный ряд. Отработка слов и буквосочетаний с использованием двух рядов клавиатуры.

12.5. Нижний буквенный ряд. Печать текстов с использованием 3-х рядов клавиатуры.

12.6. Цифровой ряд. Особенности движения рук к клавишам цифрового ряда, буква "Ё".

12.7. Использование клавиши Shift.

12.8. Знаки препинания. Правила набора знаков препинания в текстах.

12.9. Работа над техникой и развитием скорости письма.

12.10. Словарные и текстовые тренировки.

13.Этика делового общения.

13.1. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики.

13.2. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.

13.3. Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации.

13.4. Служебная вертикаль (отношения в системе "руководитель-подчиненный"). Служебная горизонталь (отношения в системе "коллега-коллега"). Служебная субординация.

13.5. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.

13.6. Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий.

13.7. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.

13.8. Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.

13.9. Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки.

13.10. Ваш "говорящий имидж". Речевой этикет. Фазы телефонного разговора. Этика телефонных переговоров. Формы вежливого решения конфликтных ситуаций.

14. Деловая переписка.

14.1. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.

14.2. Ключевые принципы составления деловых писем. Шаблоны и стандарты оформления.

14.3. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.

14.4. Стандарты международной корреспонденции.

Зачёт.