Организация эффективного документооборота в компании в 2013 году. Федеральные законы "Об электронной подписи" и "О персональных данных". Электронный документооборот.: Семинар

Новый Федеральный закон No63 от 06.04.2011г. «Об электронной подписи» (ЭЦП). В новом законе определены сразу три новых вида ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. С вступлением закона в силу изменятся и правила работы удостоверяющих центров (УЦ), занимающихся выдачей сертификатов ключа подписи, проверкой подлинности подписей.

I. Какие законы регламентируют работу с документами в организации

Нормативно-правовая база делопроизводства: ГОСТы, нормативные акты и документы федеральных органов исполнительной власти.

• Новый закон «Об электронной подписи» - No63-ФЗ от 6 апреля 2011 год
• Новый Приказ ФСБ No796 от 27 декабря 2011г. – новые требования к средствам электронной подписи и средствам удостоверяющего центра.
• ФЗ от 27.07.06 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
• ФЗ «О персональных данных» - новая информация об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных, «Об обеспечении защиты персональных данных» - изменения в обработке персональных данных.
• Гост Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»,
• ГОСТ Р-6.30-2003 "Требования к оформлению документов"
• Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных, муниципальных органов и организаций с указанием сроков хранения – Пр. Министерства Культуры РФ No558 от 25.08.10
• Новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
• Пост. Правительства No477 от 15.06.2009г. Новые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
• Государственный образовательный стандарт начального профессионального образования по профессии «Делопроизводитель» - введен в действие в сентябре 2010 года

II. Кто должен вести делопроизводство в компании

Структура, состав, организационные документы и должностные инструкции работников службы

III. Как юридически грамотно оформить и составить документы

• Система документации: организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная
• Документ – определение, функции, состав реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа
• Правила оформления документов, виды бланков
• Понятие копии и подлинника: виды копий, порядок удостоверения и оформления копий
• Порядок подписания, согласования и утверждения документов, резолюция руководителя
• Общие требования к тексту документа. Сценарий составления документа.

IV. Как правильно обработать входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию

Основные этапы документооборота. Организация приема, доставки, отправки документов. Учет объема документооборота. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов: формы регистрации, контроль за сроками исполнения документов

V. Как хранить и систематизировать документы компании

Составление номенклатуры дел (структурных подразделений, сводной номенклатуры дел). Формирование и хранение дел.

Экспертиза ценности документов: понятие и проведение. Виды сроков хранения документов. Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими. Порядок уничтожения дел. Обработка дел для сдачи в архив.

VI. Как эффективно автоматизировать технологию делопроизводства

• Нормативно-правовая база по электронному документообороту: Новый ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Распоряжение Правительства РФ от 17 марта 2011 г. No442-р Перечень документов в электронном виде, Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002-2010гг) и «Электронное правительство» (2015г.).
• Создание и оформление документов в электронной форме, их юридическая сила: использование законодательно-правовых банков данных, баз данных по документам организации. Прием-передача документов в электронной форме.
• Организация движения документов внутри компании (согласование документов): визирование, программа маршрутизирования, режим исправлений.
• Новый федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» No63 от 06.04.2011 г.
• Системы регистрации и контроля исполнения документов. Форма и поля регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме.
• Критерии выбора системы комплексной автоматизации. Международные стандарты на этапе выбора и составления программы электронного документооборота.