Написание писем негативного содержания: Тренинг

Цели:

Основная цель курса заключается в том, чтобы обучить участников излагать информацию негативного содержания так, чтобы, по возможности, снизить негативное воздействие этой информации на получателя.

Для достижения этой цели участники обучения научатся:

• применять трехэтапную модель написания деловых писем;
• правильно ставить цели-действия для того, чтобы заставить получателя писем предпринять определённые шаги;
• использовать матрицу убеждения для оценки объема необходимой аргументации в каждом конкретном случае;
• структурировать свои письма так, чтобы снизить негативное влияние таких писем на получателя;
• применять технику привлечения внимания читателей к сообщениям по электронной почте.

Программа:

Этап I
Как организовать свои мысли, прежде чем начать писать

• Как поставить правильную цель, чтобы эффективно представить информацию негативного содержания
• Как подстроить свою цель под интересы и потребности получателя негативной информации
• Как правильно сформулировать желаемую реакцию получателя негативной информации

Этап II
Как составить черновой вариант письма

1. Как выбрать информацию, которую необходимо включить в письмо негативного содержания

• Выбор релевантной и существенной информации
• Организация негативной информации.
• Написание эффективного плана письма, содержащего негативную информацию

2. Способы представления негативной информации

• Как структурировать абзацы, чтобы убедительно изложить свои мысли
• Как написать веское вступление, чтобы привлечь внимание получателя негативной информации
• Какие структуры письма использовать, чтобы снизить негативное воздействие представляемой информации
• Как добиться написания кратких, понятных, максимально позитивных и последовательных писем негативного содержания

3. Способы определения степени формальности

4. Выбор оптимального тона письма (жёсткого, нейтрального или мягкого).

Этап III
Как отформатировать и вычитать письмо

1. Визуальное воздействие на получателя информации

• Объём письма
• Правильное форматирование, распределение на абзацы, рубрикация и т.д.

2. Эффективная вычитка для повышения эффективности письма