Эффективный помощник руководителя: Тренинг

1. Профессиональный и психологический образ эффективного помощника руководителя .

• Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря). Квалификационные требования, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря). Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).

2. Документирование деятельности руководителя и компании в целом

• Организационные основы делопроизводства. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков. Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец. Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.

3. Организация документооборота

• Организация движения документов. Характеристики документооборота. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения. Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение дел.

4. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем

• Информационное обеспечение деятельности руководителя. Технические средства подготовки и проведения презентаций. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Обзор программного обеспечения повышающего эффективность работы руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Приоритетность выполнения поручений. Навыки межличностного общения. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя .

5. Поддержание эффективной коммуникации в компании

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации. Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании. Этика и психология делового общения .

6. Телефонные коммуникации

• Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений. Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления. Техники телефонных переговоров с клиентами и партнерами.

7. Организация эффективной работы приемной

• Инструментарий помощника руководителя и секретаря: эффективная организация рабочего места. Дизайн офиса и оформление интерьера приемной. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей. Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.

8. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие помощника руководителя (секретаря) в проведении мероприятия. Документирование деловых мероприятий. Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков . Организация поздравлений клиентов, партнеров руководителя.

9. Организация командировок руководителя

• Подготовка рабочей программы. Информационно-документационное обеспечение работы руководителя. Заказ билетов и бронирование отелей. Особенности подготовки зарубежной командировки.

10. Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.

• Управление временем. Умение выполнять любую работу в срок. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Основы конфликтологии. Техники разрешения конфликтных ситуаций. Т

Знания/умения, полученные по окончанию тренинга:

• умение эффективно взаимодействовать с руководителем, внешними и внутренними клиентами;
• умение рационально организовать информационные потоки и коммуникации;
• умение составлять и оформлять различные виды документов;
• умение вести документооборот компании;
• знание правил организации эффективного функционирования офиса;
• умение организовывать переговоры;
• умение управлять конфликтными ситуациями;
• владение навыками делового общения, телефонных переговоров, речевого этикета;
• знание правил делового этикета. Умение создать имидж и стиль деловой женщины.

Используемые средства формы и методы: Мини-лекции; активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников; разбор типичных ситуаций (case-study); деловые и ролевые игры; отработка навыков через упражнения в малых группах.