Деловое письмо и коммерческое предложение: Тренинг

• Виды деловых писем и их структурные особенности. Письмо-просьба, письмо-предложение, мотивационное письмо, информационное письмо, благодарность и др. Элементы выразительности письменного текста.
• "Трудные" письма. Как передать негативное содержание и сохранить деловые отношения? Особенности негативных писем. Этикет делового письма. Анализ и подготовка шаблонов.
• Внешнее оформление письма. Приёмы, вызывающие позитивный настрой и желание прочесть письмо до конца. Психолингвистические особенности текста.
• Коммерческое предложение. Как заинтересовать, сформировать потребность, сориентировать на контакт. Приёмы повышения эффективности коммерческого предложения. Визуализация текста КП. Практикум по составлению идеального КП, готового к внедрению.
• Типичные ошибки в письменной речи. Как их избежать и кто проверит текст на грамотность? Склоняется ли фамилия адресата? Нужно ли ставить запятую в обращении? Какие правила русского языка мы не знаем?
• Национально-культурные особенности деловых писем. Международный этикет в переписке. Электронный документооборот – правила и специфика.
• Работа с шаблонами деловых писем. Анализ примеров и "антипримеров" деловых писем. Практикум по составлению типичных писем для сферы деятельности участников. Индивидуальное консультирование.

Учебный модуль по делопроизводству:

• Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота на предприятиях всех форм собственности.
• Организация документооборота и номенклатура дел. Порядок приема и обработки входящих документов. Правила работы с исходящими и внутренними документами. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Формирование, оформление, хранение дел.
• Состав и правила оформления распорядительных документов. Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания. Правила оформления копий и выписок из документов. Резолюции, визы, грифы согласования. Требования к тексту служебных документов. Разбор характерных ошибок.
• Требования к составлению информационно-справочных документов. Акты, протоколы, справки, служебные, докладные и объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов.
• Основные правила ведения архивов организаций. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов. Сроки хранения документов. Обеспечение сохранности документов, выдача документов во временное пользование. Ошибки, ведущие к утрате документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок передачи документов в ведомственный или государственный архив. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Личная эффективность, выносливость и внимательность в работе с деловой перепиской:

• Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту. Причины, мешающие оптимально распоряжаться своими ресурсами. Внутренние и внешние источники напряжения. Способы психологической настройки, повышения работоспособности, выносливости и профилактики стресса. Техники снятия напряжения и повышения личной эффективности. Настройки внимания.

Результат:

Свободное владение письменной деловой речью. Умение составлять письма разных стилей и целевого назначения. Навыки грамотного письма и редактирования текстов. Умение делать красивые коммерческие предложения и массовую рассылку. По завершению курса участники получают сертификат.

Каждый из нас составляет деловые письма – будь то резюме или согласование стратегии развития компании. Каждый из нас знает, что письма должны быть эффективными, но не всегда знает, как этого достичь. Оказывается, велосипед уже изобретён, и нужно всего лишь научиться им управлять. Принцип "kiss", избегание отрицаний, корректность в передаче негативного содержания – все эти и многие другие принципы составления эффективных деловых писем сделают вашу деловую переписку творческим и приятным процессом.