Теория: “Отчет о движении денежных средств” — что это и для чего он нужен
Отчет о движении денежных средств — отчет о всех денежных поступлениях и выплатах с классификацией по основным направлениям деятельности компании.
Обратимся к истории возникновения этого отчета, чтобы лучше понять его предназначение.
В 1863 году у компании Dowlais Ironworks не хватало денежных средств для строительства новой доменной печи. Несмотря на это, их отчетность показывала, что предприятие получает достаточную для этого прибыль.
Чтобы объяснить нехватку средств, один из менеджеров компании составил отчёт, из которого стало понятно, что у компании было слишком много запасов, и именно на их покупку тратились значительные средства. Этот отчёт и стал прародителем современного отчёта о движении денежных средств. Иными словами, такой отчет помогает предпринимателю понимать структуру финансов своего бизнеса и управлять деньгами не на основе ощущений, а с помощью конкретных цифр.
В 1988 году в США был разработан отчёт, в котором денежные средства были разделены на движения от операционной, финансовой и инвестиционной деятельности организации. Именно такой формат отчета о движении денежных средств на сегодняшний день применяется в международной практике.
Теперь разберемся, что означают перечисленные виды деятельности.
Операционная деятельность
Сюда относятся все доходы и расходы, связанные с основной деятельностью компании.Примеры
- поступления от продажи товара (услуги)
- оплата труда
- платежи поставщикам
- аренда офиса
- налоги
- затраты на офис
Инвестиционная деятельность
К этой деятельности относятся собственные инвестиции, приобретение или продажа оборудования (ресурсов) для длительного использования.Примеры
- собственные денежные вложения в бизнес
- продажа/покупка/ремонт основных средств (оргтехника, транспорт, офис) нематериальных и других долгосрочных активов
Финансовая деятельность
Сюда относятся любые денежные средства, полученные от банка или партнеров, предприятий и их возврат с процентами. То есть деньги, которые не были заработаны самостоятельно.Примеры
- получение кредитов от банков
- инвестиции, заемные средства от партнеров или других предприятий
- возврат процентов
- денежные выплаты по заемным средствам или кредиту
Для каждого вида деятельности настраиваются произвольные статьи поступлений и расходов. С развитием бизнеса добавляются новые статьи и увеличивается их детализация.
Группировка денежных потоков компании по трем видам деятельности значительно упрощает анализ финансового состояния бизнеса и позволяет видеть реальную картину финансового положения компании.
Приведем типичный пример.
Продажи вашего продукта растут. Глядя на такую динамику, вы решаете взять в долг на дальнейшее развитие бизнеса. Эти деньги тратятся на новый персонал и рекламу. В результате получаете положительный эффект, продажи вырастают и кажется, что все хорошо, бизнес развивается. Но на самом деле прибыль от продаж не покрывает всех текущих расходов и вам нечем погасить долг.
Продажи вашего продукта растут. Глядя на такую динамику, вы решаете взять займ на дальнейшее развитие бизнеса. Эти деньги тратятся на новый персонал и рекламу. В результате, получаете положительный эффект. Продажи вырастают, кажется, что все хорошо, бизнес развивается. Но на самом деле прибыль от продаж не покрывает всех текущих расходов и вам нечем погасить долг.
На этом закончим с непростой теорией и перейдем к практике. На практике все оказывается намного проще.
Практика
Расскажем, как учитывать движение денежных средств на примере одного стартапа.
Начинающий предприниматель Арнольд Аркадьевич решил открыть компанию по разработке мобильных приложений для изучения иностранных языков.
У Арнольда на тот момент была сумма в размере 1 200 000 рублей. Скопил он ее, работая по найму и тратя доходы только на самое необходимое. Но Арнольд понимал, что для реализации всего замысла этой суммы хватит только на первое время. Через несколько месяцев ему нужно будет занять денег под проценты у своего партнера.
Арнольд Аркадьевич договаривается с фрилансерами, которые помогут ему разрабатывать приложение. Проектировщик и 2 разработчика будут работать в офисе. Для них Арнольд Аркадьевич снимает офис, покупает оргтехнику и офисную мебель. А переводчик и дизайнер будут работать дома. Это позволит Арнольду серьезно сэкономить на аренде офиса.
Собственно, это лишь начальные вводные данные. В ближайшем будущем Арнольд планирует расширять бизнес и команду. Он уверен в своих силах.
Для понимания финансового состояния и структуры доходов и расходов в будущем Арнольд Аркадьевич приучает себя вести учет с первых дней.
Первое, с чего необходимо начать — это определить структуру статей.
Шаг 1. Создаем статьи поступлений и расходов
В системе Flowlu, в разделе Личный кабинет → Все настройки → Категории доходов и расходов Арнольд Аркадьевич создает категории, по которым он будет учитывать движение денежных средств в первое время.
В категории “Операционная деятельность” он настраивает следующие статьи:
- Оплата труда (для учета затрат на оплату услуг фрилансеров)
- Аренда офиса
- Затраты на офис (коммунальные платежи, оплата за телефон, интернет, ПО, канцелярские принадлежности)
А в разделе “Инвестиционная деятельность” — такие:
- Инвестиции (сюда он отнесет собственные накопления)
- Капитальные вложения (здесь учтет затраты на оргтехнику и офисную мебель)
Шаг 2. Настраиваем счета организации
После этого Арнольд Аркадьевич в настройках организации («Личный кабинет» → «Все настройки» → «Организации») вносит информацию о своей компании. В разделе «Счета организации» создает безналичный счет, для учета движения денежных средств на его личной банковской карте, и наличный. Когда Арнольд Аркадьевич будет снимать деньги с карты, он обязательно будет это фиксировать.
Шаг 3. Вводим первоначальные данные
Теперь Арнольд Аркадьевич в разделе «Финансы» → «Транзакции» создает поступление на сумму 1 200 000 рублей и проводит его по статье “Инвестиции”.
После этого он добавляет расходы, которые ушли на общехозяйственные нужды по статьям “Капитальные вложения”, “Аренда офиса”, “Затраты на офис”.
Шаг 4. Регулярный учет движения денежных средств
Арнольд Аркадьевич регулярно вносит все расходы, а не от случая к случаю. Записывать расходы раз в неделю — плохая практика, обязательно что-то забывается.
Учитывает ровным счетом все: любое движение наличных (официальных и неофициальных), безналичных средств, электронные деньги, снятие денежных средств на личные нужды и т.д.
Пока разрабатывается первоначальная версия продукта, Арнольд Аркадьевич держит затраты на максимально низком уровне. Благодаря отчету он контролирует расходы и не допускает их роста.
Арнольд Аркадьевич точно знает, какая необходима минимальная сумма в месяц на дальнейшее развитие стартапа и каков остаток денежных средств:
После публикации приложения, запускается реклама. Арнольд Аркадьевич создает новую статью: “Реклама”.
Перед началом продаж Арнольд Аркадьевич регистрирует ИП. После этого в настройках системы создает вторую организацию и счет для нее, а также добавляет статьи: “Продажа приложения” и “Налоги”.
Для дальнейшего развития и расширения бизнеса Арнольд Аркадьевич берет займ под небольшие проценты у своего партнера.
В связи с этим разделе “Финансовая деятельность” он добавляет статьи: “Займ”, “Платежи по займу”, “Проценты по займу”. Полученные средства от партнера он создает как приход по статье “Займ”. Долг с процентами Арнольд будет возвращать частями, в течение года и проводить его по соответствующим статьям.
Шаг 5. Контроль и анализ движения денежных средств
Контролировать поток денежных средств Арнольду помогают отчеты.
Отчеты по поступлениям и списаниям показывают процентное соотношение суммы денежных средств по статьям.
Сводный отчет о движении денежных средств показывает как менялась структура поступлений и затрат по каждой статье в течение года.
Благодаря такому отчету Арнольд Аркадьевич с легкостью контролирует важные для него моменты:
- какую сумму он тратит на развитие продукта и как она соотносится с динамикой продаж
- сколько всего вложено денежных средств в стартап
- хватит ли денег на оплату обязательств в следующих месяцах
- когда бизнес выйдет на самоокупаемость, когда будет получена первая прибыль
С помощью сводного отчета он постоянно контролирует чистый денежный поток и совокупный.
Чистый денежный поток показывает разность между суммами поступлений и расходов за месяц. Если сумма чистого потока отрицательная, то она выделяется круглыми скобками.
В компании Арнольда Аркадьевича положительным денежный поток бывает только когда поступают инвестиции на счет. Пока его больше интересует совокупный денежный поток, который показывает как из месяца в месяц меняется остаток суммы на счетах. Арнольд постоянно контролирует этот показатель и точно знает, каков запас прочности есть у компании.
Заключение
Правильная организация управления финансами с самого старта бизнеса и четкое понимание его финансового положения позволяет экономить немалые средства, повышать прибыль и быть всегда платежеспособным.
Повторим основные шаги, ведущие к порядку в учете финансов:
- Ведите необходимые статьи, добавляйте и детализируйте их по мере развития бизнеса
- Учитывайте любое безналичное и наличное движение денежных средств
- Приучите себя учитывать поток денежных средств с самого старта бизнеса
- Контролируйте чистый денежный поток, остатки на счетах и анализируйте структуру денежного потока.
Берегите финансы и они сберегут и приумножат ваш бизнес).
